外来单位退餐费申请报告(退餐费会计分录)

外来单位退餐费申请报告

尊敬的领导：

我是xx的财务部经理，在xx日期接待了一家外来单位的贵宾团队，期间出现了退餐费的情况。特此向您做以下报告：

一、退餐费的背景

根据我与该外来单位的商务合作协议，我对其贵宾团队的接待担当了一部分餐饮费用。然而，在接待过程中，我们发现该贵宾团队的规模比预期要小，并且临时更改了行程导致部分餐饮安排无法实施。因此，我们与该外来单位协商决定对部分餐饮费用进行退还。

二、退餐费的具体情况

按照与该外来单位的商务合作协议，我与其签署了一项付款协议，其中约定了餐饮费用的具体金额及支付方式。根据协议，我预先支付了团队总人数所对应的餐费，但实际到达的人数只有协议中约定的一半。此外，由于该贵宾团队临时更改了行程，导致部分预订的餐饮服务无法提供，经与对方沟通后同意退还相应的费用。

三、退餐费的理由和依据

1. ：根据接待过程中的实际情况，贵宾团队人数较预期减少一半，这是不可控的因素导致的。

2. 行程变更：贵宾团队临时更改了行程，导致原定的餐饮安排不再适用，退还部分费用是充分考虑到客户利益的表现。

四、退餐费的金额和处理方式

退餐费的金额根据实际情况进行计算，具体如下：

1. 引起的餐饮费用退还：根据协议中约定的餐费标准，我们按实际到达的人数与约定人数的差额进行计算，退还对应的餐饮费用。

2. 行程变更引起的餐饮费用退还：在与该外来单位协商的基础上，我们根据未提供的餐饮服务的金额进行退还。

为了遵循财务制度规定，我们将在扣除相应的手续费后，将退还的餐饮费用通过银行转账方式返还给该外单位。

五、退餐费申请的效益和风险

退餐费虽然会对的财务状况造成一定影响，但我们要始终以客户利益为先，保持良好的合作关系是我们长期发展的基础。通过退还部分餐饮费用，我们能够表达对客户的尊重和体谅，进而维护和加强与该外来单位的合作关系。

在这个过程中，我们也要充分考虑退餐费所带来的风险，尽力保障的利益不受损失。确保退餐费的合理性和公正性，并妥善处理相关手续和准备相关证明文件，以便将来需要时能够提供有力的证据。

总之，退餐费是一项符合利益和合作伙伴关系的决策。我们将秉持诚信合作的原则，确保退款程序的透明与公正。相信通过我们的努力，可以为树立良好的形象并获得更多的商机。

谢谢领导的审阅和支持！

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